Hal tersebut disampaikan bupati
kabupaten Limapuluh Kota diwakili kepada dinas Perpustakaan dan Kearsipan
setempat Syahrial Amri, ketika membuka Bimibingan Teknis (Bimtek) Jadwal
Retensi Arsip (JRA) Substantif, Pemerintah Kabupaten Limapuluh Kota, bertempat
di aula Sago Bungsu Tanjung Pati.
Dijelaskan Syahrial, pengelolaan
arip yang benar dan tertib itu, mulai dari tata cara pengelolaan, penataan,
penyelamatan dan penyusutan arsip. Oleh karena itu harus ada pendekatan yang
persuasif, agar masing masing OPD dapat
mengelola arsip dengan baik dan mau menyerahkan arsip-arsip penting dan
arsip statis mereka ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Limapuluh
Kota untuk disimpan dan diselamatkan.
Untuk itu harus segera disusun
pedoman yang akan dijadikan acuan dalam penentuan jangka waktu simpan arsip dan
menentukan arsip yang akan jadi permanen atau yang akan dimusnahkan.
Kita juga menyadari, ada beberapa
kendala yang masih kita hadapi bersama dalam penataan kearsipan dan penyimpanan
arsip pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, terutama untuk menampung arsip-arsip yang berasal dari
OPD atau dari lembaga-lembaga lainnya.
Kita sangat membutuhkan depo
arsip yang representatif dan dilengkapi dengan pendingin ruangan (AC), sehingga
arsip-arsip penting tersebut dapat diselamatkan dengan baik, untuk jangka waktu
yang sangat panjang. Selain itu peralatan untuk keamanan dan kenyamanan petugas
juga sangat terbatas.
Mudah mudahan kedepan secara
bertahap persoalan tersebut dapat kita atasi dengan kerjasama dari kita semua.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebagai lembaga kearsipan daerah kabupaten
diharapkan terus berusaha melakukan pembenahan sarana dan prasarana untuk
meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat dan terus melakukan kerjasama
dalam penyelenggaraan kearsipan daerah.
Tujuan dilaksanakannya Bimtek ini
adalah untuk memberikan pemahaman dan menambah pengetahuan serta wawasan kita
semua terutama OPD tentang bagaimana cara pengelolaan arsip yang benar sesuai
dengan ketentuan dan aturan yang berlaku serta dalam menentukan jangka waktu
simpan suatu arsip untuk mengurangi terjadinya penumpukan arsip di OPD
masing-masing.
Permasalahan yang pada umumnya
dialami oleh setiap pencipta/pengelola arsip di Instansi Pemerintah adalah
menghadapi jumlah arsip yang bertambah secara terus menerus hingga terjadi
penumpukan arsip yang mengganggu suasana ruang kerja maupun memenuhi gudang
penyimpanan arsip.
Namun pada saat akan melakukan
pengurangan arsip terasa tidak semudah yang dipikirkan, semua arsip seolah-olah
memiliki informasi yang penting. Hal ini disebabkan belum atau tidak adanya
pedoman dalam penyusutan arsip yang menyebabkan dilemma bagi pengelola arsip,
di satu sisi terjadi penumpukan arsip yang tidak terkendali, disisi lain takut
resiko bila dilakukan pemusnahan tanpa pertanggungjawaban yang jelas dan sah
secara hukum.
Untuk itu, diharap agar semua
peserta dapat sungguh-sungguh mengikuti Bimtek JRA Substantif ini, sehingga
dapat melaksanakan tata kelola kearsipan dan penentuan jangka waktu simpan
arsip yang tepat pada OPD masing masing.
Kita tidak ingin lagi setelah
mengikuti bimbingan teknis ini, OPD masih memiliki permasalahan dalam
menghadapi jumlah arsip yang bertambah terus dan melakukan penumpukan arsip di
dalam karung. Pengelolaan arsip harus dilakukan sesuai dengan aturan yang
berlaku.
“Arsip yang tak tertib dan tidak
teratur akan merugikan kita semua serta dapat mendatangkan masalah dikemudian
hari. Oleh sebab itu, pengelolaan arsip yang tertib dan rapi sangat penting dan
sangat diperlukan, “jelas Syahrial.
Sebelumnya, Kabid Pembinaan dan
Pengawasan dinas Perpustakaan dan Kearsipan Refrison Dt. Rajo nan Panjang
selaku ketua pelaksana, mengatakan,
dasar pelaksanaan kegiatan ini, Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.
Kemudian Peraturan Daerah
Kabupaten Limapuluh Kota Nomor 17 Tahun 2017 Tentang Anggaran Pendapatan dan
Belanja Daerah Tahun Anggaran 2017. Peraturan Bupati Limapuluh Kota Nomor 32
Tahun 2016 Tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis Pemerintah Kabupaten Limapuluh
Kota.
Setelah itu juga mengacu kepada
Peraturan Bupati Limapuluh Kota Nomor 120 Tahun 2016 Tentang Penjabaran
Anggaran Pendapatan Belanja Daerah Tahun Anggaran 2017. Dokumen Pelaksanaan
Anggaran (DPA) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Limapuluh Kota Tahun
Anggaran 2017 pada kegiatan Sosialisasi/ Penyuluhan Kearsipan di Lingkungan
Instansi Pemerintah /Swasta.
Kegiatan Bimtek JRA Substantif
ini dilaksanakan selama 3 hari dari tanggal 18-20 April 2017. Peserta yang mengikuti berasal dari OPD
sebanyak 32 orang. Materi Bimtek terdiri
dari 9 urusan yaitu Urusan Pendidikan dan Kebudayaan, Urusan Tanaman Pangan,
Hortikultura dan Perkebunan. Urusan Perdagangan, Koperasi dan UKM.
“Kemudian Urusan Peternakan dan
Kesehatan Hewan, Urusan Perikanan, Penanggulangan Bencana, Urusan Hukum, Urusan
Perpustakaan dan Kearsipan dan Urusan
Perencanaan Pembangunan dan Instruktur/Narasumber berasal dari Arsip Nasional
Republik Indonesia (ANRI) Jakarta, “papar Refrison.(Rahmat Sitepu